Je hebt een logistieke partner gevonden, het transport ingeboekt en de pallet voorbereid. Vervolgens komt jouw vervoerder de zending ophalen voor het daadwerkelijke transport. Naast de fysieke overdracht van de zending, wordt bij deze handelingen ook de verantwoordelijkheid over de goederen overgedragen. Belangrijke momenten dus! Houd rekening met de vijf aspecten beschreven in deze blog en voorkom verrassingen.
1. Zending voorbereiden
Je kent gezegde wel: een goede voorbereiding is het halve werk. En dat is ook bij het laden en lossen zo. Op deze momenten is de pallet onderhevig aan veel beweging en krijgt de zending soms veel te verduren. Zorg er daarom voor dat de zending goed bestand is tegen standaard situaties in het wegtransport. Het is een veel voorkomend misverstand dat de vervoerder altijd aansprakelijk is voor zaken die zich voordoen tijdens het laden, rijden en lossen onder normale omstandigheden. Maar dat is niet zo. Wil je hier meer weten over het transportbestendig verpakken? Raadpleeg dan onze blog ‘Zending voorbereiden voor wegtransport’.
Tips:
– Kies voor een stevige verpakking, die overeenkomt met de wijze van het vervoer, niet makkelijk indeukt, scheurt of op een andere manier beschadigt en die past bij de inhoud die moet worden beschermd door die verpakking.
– Gebruik een drager die precies groot genoeg is voor de lading, zodat de producten niet gaan schuiven en de lading niet uitsteekt, en zet de lading goed vast.
– Stapel de pallet stabiel op, bijvoorbeeld in kolommen of een “baksteenstructuur”, en houd hierbij rekening met de producteigenschappen. Stapel bijvoorbeeld geen zwaardere items op lichte dozen of verpakkingen met veel lucht erin.
2. Bij laden: zet de zending klaar
Het lijkt een open deur, maar gebeurt in de praktijk zeker niet altijd: zet de zending tijdig klaar voor het wegtransport. Voor een optimale ritplanning en maximaal beladen trailer werkt een vervoerder met een strakke planning. Aan de hand van de grootte van de zending wordt een bepaalde tijd gerekend voor het laden en lossen op jouw adres. Het komt weleens voor, met name bij grotere warehouses, dat er op het terrein een wachtrij staat, dat de zending niet klaarstaat of dat het niet bekend is om welke zending het precies gaat. Dit is voor de chauffeur vervelend, maar ook voor jou als opdrachtgever van het transport. Wanneer de chauffeur langer moet wachten dan de ingeplande tijd, kan het namelijk voorkomen dat deze zonder het laden/lossen van de goederen weer vertrekt, met foutvrachtkosten als gevolg, of dat er wachtkosten in rekening gebracht worden.
Let er bij het klaarzetten van de zending op dat het aantal laadeenheden (pallets) overeenkomst met de opdracht en dat de zending is voorzien van de juiste labels en documenten voor het wegtransport. Vaak checkt de chauffeur de zending ook nog even. Wijken de aantallen af? Dan zal hij/zij vaak het kantoor raadplegen om te bespreken of de goederen wel mee kunnen.
Tips:
– Meld de zending pas aan als deze klaarstaat.
– Check of het aantal laadeenheden, de documentatie en vrachtlabels kloppen en geef wijzigingen tijdig door aan jouw logistieke partner
– Vermeld bij de opdracht een laad-/losreferentie waaraan de medewerkers op het adres kunnen herkennen welke zending het betreft. Dit mag alles zijn, van een serienummer tot een beschrijving.
– Geef bij de order altijd contactgegevens van een contactpersoon op het laad- en losadres op, zodat de vervoerder bij onduidelijkheden snel contact op kan nemen.
– Controleer goed aan wie je de zending meegeeft.
3. De juiste laad-/losfaciliteiten
Tussen de onderkant van de laadruimte van een vrachtauto en de grond zit flink wat hoogteverschil. Eenvoudig een pallet in of uit de vrachtwagen rijden is zonder extra tools dus niet mogelijk. Als opdrachtgever van het wegtransport ben jij er verantwoordelijk voor dat locatie is voorzien van de benodigde faciliteiten om de zending veilig en schadevrij te kunnen laden en lossen. Dit houdt in: de locatie beschikt over een laad-/losdock of er is een heftruck aanwezig die de lading uit de vrachtwagen kan tillen. Is dit niet het geval? Geen paniek! De vervoerder kan dan een auto met laad-/losklep inzetten voor jouw adres. Het is echter wel cruciaal dat je dit al bij het boeken van de opdracht aangeeft, zodat de planningsafdeling van jouw logistieke partner hier rekening mee kan houden. Doe je dit niet, dan is er kans dat de zending helaas niet geladen/gelost kan worden.
Let op: niet alle zendingen kunnen met een klep geladen/gelost worden. Bijvoorbeeld wanneer deze te zwaar of te lang zijn. In dit geval moet er een andere oplossing gezocht worden. Check dit altijd bij jouw logistieke partner, zodat daarna de juiste maatregelen vooráf kunnen worden georganiseerd.
Tips:
– Informeer jouw vervoerder over de laad- en losfaciliteiten op de locaties
– Check of de chauffeur over voldoende stuwmaterialen beschikt
– Raadpleeg jouw logistieke partner voor advies als je twijfelt over de juiste laad-/losfaciliteiten
4. Maak duidelijke afspraken
Bij het uitbesteden van het wegtransport is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken met jouw logistieke partner. De meeste vervoerders werken met algemene voorwaarden die op al het transport van toepassing zijn. Daarnaast gelden er vaak standaard vervoerscondities. Voor zendingen binnen Nederland zijn dit de AVC-condities. Op Europese zendingen zijn de CMR-condities van toepassing.
In de vervoerscondities is onder andere bepaald welke partij zorg moet dragen over het laden, stuwen en lossen van de zending en wie aansprakelijk kan worden gesteld voor onverhoopt ontstane schade. Hierbij is een beperkte aansprakelijkheid vastgelegd. Dat wil zeggen: wanneer de vervoerders’ aansprakelijk voor de ontstane schade is vastgesteld, wordt een maximaal bedrag per kilogram uitgekeerd. Binnen Nederland is dit maximaal € 3,40 en binnen de EU komt dit bedrag neer op circa € 10,- per kilogram. In de praktijk betekent dit dat de compensatie vaak niet de hele waarde van de zending dekt.
Volgens de AVC-condities is de opdrachtgever van het transport verantwoordelijk voor het laden, stuwen en doen lossen van de lading, tenzij hier met de vervoerder andere afspraken over zijn gemaakt. Het is belangrijk om eventuele andere afspraken al in de transportopdracht te vermelden, zodat hier later geen onduidelijkheden over ontstaan. De vervoerder/chauffeur is verantwoordelijk voor de zending van het moment dat de lading in de auto is gestuwd tot en met het moment dat de zending wordt aangeboden voor het lossen. In de CMR-condities worden geen specifieke gedetailleerde eisen beschreven. Omdat de CMR feitelijk een “Dwingende Wetgeving” betreft, waar partijen niet van kunnen en mogen afwijken, is het voor Europees wegtransport dan ook extra belangrijk om duidelijke operationele afspraken te maken.
Tips:
– Raadpleeg de algemene voorwaarden van jouw logistieke partner
– Bespreek onduidelijkheden voorafgaand aan het transport
– In de vervoerscondities is een beperkte aansprakelijkheid vastgelegd, wat vaak betekent dat bij schade niet de gehele waarde van de zending gedekt wordt. Het is raadzaam om bij hoogwaardige producten een aanvullende transportverzekering af te sluiten.
Voorbeeld:
In de praktijk komt het weleens voor dat het laden/lossen anders verloopt dan voorzien. Dit leidt soms tot vervelende situaties, zoals bij onderstaand:
Een zending voor wegtransport wordt onder AVC-condities vervoerd. De afzender zorgt er dus voor dat laden en lossen door de afzender en de ontvanger worden geregeld en uitgevoerd. In de opdracht is vermeld dat op de locatie geen losfaciliteiten aanwezig zijn, dus de chauffeur komt lossen met een auto met klep. De ontvanger vraagt aan de chauffeur of hij de lading met zijn pompwagen naar het warehouse wil rijden. Hoewel dit volgens de afspraken en voorschriften niet de bedoeling is, biedt de chauffeur een helpende hand. De pallet valt hierbij om en de lading beschadigt. De ontvangende partij is hier uiteraard niet blij mee en wil de schade op de vervoerder verhalen. Echter is deze niet meer aansprakelijk voor schade die ontstond tijdens het lossen van de zending. Je kunt je voorstellen dat dit voor een vervelende en onduidelijke situatie zorgt.
5. Teken de vrachtbrief af
In de vrachtbrief staat alle informatie over een zending, zoals het laad- en losadres, de vervoerder, de goederen en het brutogewicht. Dit document reist – digitaal of fysiek – met de zending mee. Zo is de informatie voor alle betrokkenen inzichtelijk. Het is belangrijk dat de vrachtbrief bij het laden én het lossen met een handtekening, naam, tijd en dag afgetekend wordt. Zo toon je namelijk aan dat de zending fysiek en in goede staat is overgedragen. Zijn er afwijkingen of schades? Zet dit dan duidelijk omschreven op de vrachtbrief. Hiermee geef je aan dat de schade niet onder jouw toezicht is ontstaan.
Bij het laden tekent de chauffeur voor ontvangst. Zoals eerder vermeld moet hij hiervoor de gelegenheid hebben gehad om de staat en aantallen van de zending te controleren. Bij het lossen tekent de ontvangende partij de vrachtbrief af. Ook de ontvanger dient de zending goed te checken alvorens het aftekenen. Is het aftekenen om een bepaalde reden niet mogelijk, dan kan er eventueel ‘onder voorbehoud’ afgetekend worden. Echter teken je er hiermee wel voor dat de zending schadevrij is geleverd. Blijkt er achteraf toch schade te zijn, dan moet je aan kunnen tonen dat dit niet door jou maar tijdens het transport is ontstaan. Vaak is dit erg moeilijk. Aftekenen ‘onder voorbehoud’ is dus niet aan te raden.
Tips:
– Controleer de zending bij ontvangst altijd op afwijkingen of schades
– Teken de vrachtbrief altijd af, zo voorkom je onduidelijkheden over het overdragen van de zending
– Zijn er afwijkingen over de staat van de zending, vermeld deze dan altijd in heldere taal op de vrachtbrief
Tot slot: in de algemene voorwaarden van jouw transportpartner vind je vaak al nuttige informatie over het laden en lossen en de uitgangspunten die jouw partner hierbij hanteert. Daarnaast is het raadzaam om specifieke wensen en eisen omtrent het laden en lossen ook met jouw contactpersoon te bespreken en altijd in de opdracht te vermelden. Zo voorkom je onduidelijkheden of vervelende situaties achteraf!
Ben je op zoek naar een betrouwbare partner voor jouw Europese wegtransport of wil je advies? Raadpleeg dan een van onze medewerkers!
