Je staat op het punt om palletvervoer te boeken. In onze eerdere blog ‘Eerste hulp bij palletvervoer’ vind je een aantal tips om mee te starten en aandachtspunten om het palletvervoer soepel te laten verlopen. Bij het inboeken van een zending is het belangrijk dat je jouw logistieke partner van alle (mogelijk) relevante zendinggegevens voorziet. Het gaat hierbij niet alleen om gegevens over de lading zelf, maar ook om aanvullende informatie over het laden en lossen en andere bijkomende zaken. 

In deze blog lees je onder andere meer over:
• Gegevens over het laad- en losadres
• De gewenste laad- en losdatum
• Het formaat en gewicht van de pallet
• Het soort goederen
• De laad- of losreferentie
• Leveringscondities

1. Laad- en losgegevens

Uiteraard zijn de juiste laad- en losgegevens van groot belang bij het boeken van palletvervoer. Let er altijd op dat je de adresgegevens goed invoert of doorgeeft aan de partner die het palletvervoer voor je verzorgt. Klopt een adres niet, dan kan de pallet niet worden geleverd en neemt de logistiek dienstverlener deze meestal mee terug naar de loods. Dit kan extra kosten met zich meebrengen. Het is daarom raadzaam om bij het boeken van transport altijd een contactpersoon voor het laad- en het losadres op te geven. Deze kan in het geval van calamiteiten door de chauffeur gebeld worden en het probleem misschien direct oplossen. Geef het ook door wanneer het laad- of losadres moeilijk bereikbaar is of er geen laad-/losfaciliteiten op de locatie aanwezig zijn, zoals een dock of een heftruck. Jouw logistieke partner kan in dat geval de juiste voorzorgsmaatregelen treffen, zodat de pallet zonder problemen geladen en gelost kan worden.

2. Specifieke laad- en losdatum

Het kan voorkomen dat de goederen op een specifieke dag en/of tijd geladen of gelost moeten worden. Bijvoorbeeld bij beperkte ruimte in een loods of wanneer de ontvangers werken met slottijden. Vermeld dit bij het boeken van de zending. Stel je de vervoerder hier niet van op de hoogte, dan kan het voorkomen dat de zending eerder of later geleverd wordt. Geef je het wel aan, dan kan deze alles op alles zetten om ervoor te zorgen dat de zending op het juiste moment opgehaald of geleverd wordt.

3. Palletformaat en -gewicht

Om ritten zo efficiënt en duurzaam mogelijk in te plannen is het voor een logistiek dienstverlener belangrijk om het laadvermogen van vrachtwagens maximaal te benutten. Het doorgeven van de precieze afmetingen en het juiste gewicht van de zending is hierbij essentieel. Daarnaast spelen deze gegevens ook vaak een rol bij de afrekening van de zending. Wat betreft het gewicht wordt er meestal een verschil gemaakt tussen het bruto- en het nettogewicht. Het brutogewicht is het gewicht van de zending inclusief het gewicht van de pallet/drager. Het gewicht van enkel de lading is het nettogewicht. Is het niet duidelijk om welk gewicht wordt gevraagd? Geef dan het brutogewicht door. Wat betreft de afmetingen is het belangrijk om zowel de lengte, breedte en hoogte van de zending door te geven. Kies altijd de afmetingen inclusief de pallet/drager.

Stapelbaar
Wanneer een pallet de hoogte van de trailer niet helemaal benut, wordt deze vaak gestapeld. Is dit bij jouw pallet niet mogelijk, omdat deze bijvoorbeeld aan de bovenkant niet vlak is of omdat er kwetsbare goederen op de pallet staan? Geef dan bij het boeken van het vervoer door dat de zending ‘niet stapelbaar’ is. De planning houdt de volledige hoogte van de trailer dan vrij. De zending wordt in dit geval meestal afgerekend op laadmeter. Dit is het vloeroppervlak dat de pallet inneemt. Meer informatie over verschillende soorten pallets en de formaten lees je in deze blog.

4. Het soort goederen

Voor het op de juiste wijze beladen van de is vrachtwagen belangrijk om bij het boeken van palletvervoer aan te geven wat voor soort artikelen jouw zending bevat. Bovendien kan er bij internationaal vervoer door de douane opgevraagd worden welke goederen er in de vrachtwagen liggen. Geeft daarom altijd de correcte goederensoort door. Vermijd in alle gevallen de term ‘general cargo’.

ADR-zending
Er zijn veel stoffen die door hun specifieke eigenschappen tot de groep ‘gevaarlijke stoffen’ worden gerekend, zoals accu’s, bepaalde cosmetica-artikelen en droogijs. Bevat jouw zending gevaarlijke stoffen? Dan is het een ADR-zending. Dit soort transport kent veel specifieke regels en procedures. In verband met de veiligheid is het extra belangrijk om door te geven dat het een ADR-zending betreft en welk soort gevaarlijke goed er vervoerd wordt. Meer over ADR-transport lees je hier.

5. Laad- of losreferentie

Een laad- of losreferentie is een identificatie van de zending voor het laad- en losadres. Vaak wordt deze aan de chauffeur gevraagd wanneer deze zich op het respectievelijke adres aanmeldt. Aan de hand van de beschrijving kan de zending makkelijk herkend en gevonden worden. Dit komt goed van pas als een zending bijvoorbeeld in een volle loods staat. De referentie kan een speciaal nummer zijn of gewoon een beschrijvende tekst, zolang het maar herkend wordt door de andere partij.

6. Leveringscondities

Via de leveringscondities (incoterms) spreek je bij de verkoop af onder welke condities de goederen verkocht of aangekocht zijn. Deze condities bepalen ook op welke wijze u uw logistiek dienstverlener de opdracht verstrekt. De meest voorkomende leveringsconditie in wegtransport is DAP (Delivered At Place), waar u als opdrachtgever de transportkosten gefactureerd krijgt. Bij vervoer naar een niet-EU-land, en er dus douaneverplichtingen gelden, kan de zending ook DDP (Delivered Duty Paid) verzonden worden. Niet elke vervoerder kan hierin voorzien. In het geval van DDP is het belangrijk om goede afspraken met uw vervoerder te maken over de verrekening van de kosten voor de invoerrechten en de btw. Hetzelfde geldt als u een exportzending onder de incoterm EXW (Ex Works) wilt gaan versturen. In dit geval wordt het transport betaald door de ontvangende partij.

Tot slot

Met het opgeven van de juiste zendinggegevens help je jouw logistieke partner bij het correct en efficiënt uitvoeren van de zending. Veel logistiek dienstverleners beschikken over een online inboekmodule. Hiermee wordt je door het inboekproces geleid en ben je er zeker van dat alle gegevens bij jouw vervoerder bekend zijn. Extra handig: wanneer je een zending die je vaak boekt op kunt slaan hoef je de gegevens niet elke keer opnieuw in te vullen. Naast de gegevens in deze blog zijn er nog een aantal andere gegevens die niet per se essentieel zijn voor het uitvoeren van de zending, maar wel handige extra’s zijn. Zo is het bijvoorbeeld soms mogelijk om een zending te aanvullend te verzekeren.

Heb je nog vragen over het inboeken van een zending? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder!

Contact

Noot: aan de inhoud van deze blog kunnen geen rechten ontleend worden.